Η διαδικασία της εκλογής των κοινοτικών αρχόντων ήταν, παρά τις τοπικές ιδιομορφίες, η ακόλουθη. Μια φορά το χρόνο, από τον Φεβρουάριο έως τον Απρίλιο, κατά κανόνα μάλιστα του Αγίου Γεωργίου (23 Απριλίου), ή την 1η Μαρτίου, και κατ’ εξαίρεση σε ορισμένες κοινότητες δύο φορές (και του Αγ. Δημητρίου στις 26 Οκτωβρίου), τα μέλη της κοινότητας συγκεντρώνονταν για να εκλέξουν τα πρόσωπα που θα αποτελούσαν τις νέες κοινοτικές αρχές.
Ο χρόνος εκλογής είχε να κάνει με τη φορολογική διαδικασία του δημοσιονομικού συστήματος, καθώς πρώτιστο μέλημα των τοπικών αρχών ήταν η συλλογή των φόρων ανά εξαμηνία και η έναρξη του μουσουλμανικού έτους ήταν η πρώτη Μαρτίου.
Τόπος συγκέντρωσης του εκλογικού σώματος ήταν κάποιο κεντρικό σημείο, δημόσιος χώρος: η πλατεία, το προαύλιο ή εσωτερικό της κεντρικής εκκλησίας, το σχολείο ή ακόμη και η έδρα των κοινοτικών αρχών, δηλαδή η καντζελαρία. Η εκλογή γινόταν δια βοής ή με “κοινό διαλαλισμό”, κατά τη γενική συνέλευση των κατοίκων. Οι ιερείς παρευρίσκονταν στην εκλογή, επιτελώντας ρόλο διαιτητή και εφορευτικής επιτροπής.
Στις συνελεύσεις μετείχαν αδιακρίτως όλα τα μέλη της κοινότητας, κληρικοί και λαϊκοί, αρκεί να ήταν αυτόχθονες, μόνιμοι κάτοικοι του τόπου και να είχαν καταβάλει τον κεφαλικό φόρο. Ο τρόπος αυτός εκλογικών αρχαιρεσιών ήταν ο επικρατέστερος αλλά όχι ο μοναδικός. Στις Κυκλάδες, για παράδειγμα, περιοχή με κατ’ εξοχήν υψηλό επίπεδο τοπικής αυτοδιοίκησης, στις γενικές συνελεύσεις για την εκλογή των αρχών, όπου πρωτοστατούσε ο κλήρος, κατά κανόνα δεν λάβαιναν μέρος οι χωρικοί, οι αγρότες και οι μικροεπαγγελματίες. Έτσι περιοριζόταν το εκλογικό δικαίωμα στους ναυτικούς, εμπόρους και μεγαλοϊδιοκτήτες. Στα Μαντεμοχώρια, οι κοινοτικοί εκπρόσωποι κάθε χωριού εκλέγονταν από το σύνολο του ντόπιου πληθυσμού, ενώ στα Ζαγοροχώρια από τους προκρίτους.
Δικαίωμα εκλογής είχαν όλοι οι αυτόχθονες ενήλικοι άρρενες, εφόσον κατέβαλλαν κανονικά τον κεφαλικό τους φόρο, ανεξάρτητα από τη θέση που κατείχαν στην κοινωνική πυραμίδα. Και εδώ όμως οι μαρτυρίες δείχνουν ότι σε πολλές περιπτώσεις, όπως π.χ. στην Αθήνα, το δικαίωμα το είχαν όσοι ανήκαν στην “πρώτη τάξη”. Το ίδιο συνέβαινε στην Άνδρο, τη Χίο ή τις Σπέτσες και την Ύδρα. Στις Σέρρες το κοινοτικό συμβούλιο αποτελείτο από 12 “δίκαιους και ενάρετους” ανθρώπους, έναν από κάθε συντεχνία ή στο Μέτσοβο από την κοινωνική μερίδα των ισχυρών τσελιγκάδων, κτηματιών, αστών και μεγαλεμπόρων.
Προσόντα των προεστών – Προέλευση
Ο καίριος ρόλος των κοινοτικών αρχόντων επέβαλε την εκλογή στη θέση αυτή των “αρίστων” του τόπου: πρόσωπα ηλικιακά ώριμα, με κύρος, εκτίμηση από την τοπική κοινωνία, τίμια και ηθικά, με διοικητικές ικανότητες και οικονομική άνεση, αναλάμβαναν την τοπική αυτοδιοίκηση και πολλοί από αυτούς αντεπεξήλθαν στις αντιξοότητες της εποχής και στάθηκαν στο ύψος των περιστάσεων. Αξιομνημόνευτο παράδειγμα υπήρξε η περίπτωση του Σταύρου Ιωάννου ή Τσιαπαλάμου – πατέρα του Γεωργίου Σταύρου – μεγαλεμπόρου και προεστού των Ιωαννίνων την εποχή του Αλή πασά, που έγινε ξακουστός για την εντιμότητα, το σθένος και δικαιοκρισία του, σε μια δύσκολη εποχή.
Δεν λείπουν όμως και οι αντίθετες περιπτώσεις: Ισχυροί αποφεύγουν να αναμειχθούν στις κοινοτικές υποθέσεις και να επιλέγονται σε διοικητικές θέσεις, αφήνοντας να επωμιστούν τις ευθύνες υποτελή τους πρόσωπα. Έτσι, συχνά, κάποιοι κοινοτικοί άρχοντες δεν είχαν τα απαραίτητα προσόντα για να εκπροσωπούν το κοινό συμφέρον.
Στην κοινοτική εκπροσώπηση αντανακλάται η κατάσταση των κατά τόπους κοινωνιών. Υπήρχαν περιοχές που οι κοινωνίες οργανώνονταν σε γένη ή “φάρες”, όπως για παράδειγμα τα χωριά του Σουλίου, όπου τον πληθυσμό τον εκπροσωπούσαν οι αρχηγοί των γενών. Αυτοί αποφάσιζαν για τις υποθέσεις που αφορούσαν το σύνολο και εκπροσωπούσαν το κοινό στους εκπροσώπους της εξουσίας, για συλλογικού και ατομικού χαρακτήρα υποθέσεις.
Όσον αφορά στην οικονομική επιφάνεια των προεστών, η οικονομική ευρωστία ήταν, σε πολλές κοινότητες, προϋπόθεση για την υποψηφιότητα κάποιου. Αυτό φαίνεται και από την υψηλή θέση που είχαν στους φορολογικούς καταλόγους των κοινοτήτων.
Το γεγονός ότι παρατηρούνταν συχνά φαινόμενα εκτροπής και κακοδιαχείρισης εκ μέρους των κοινοτικών αρχών, καθώς και εκμετάλλευσης των ντόπιων πληθυσμών, οδήγησε ορισμένες φορές σε αμαύρωση της εικόνας του θεσμού και των εκπροσώπων του.